Realizar qualquer tipo evento não é uma tarefa fácil, muito pelo contrário, é bem difícil e exige muita responsabilidade e empenho de quem deseja sucesso, ou melhor, um não fracasso. Quem já se deparou com essa situação deve ter perguntado a si mesmo: em que buraco eu fui me enfiar? Mas como nem tudo é dor, nem tudo é ruim, também há seus momentos de glória, de reconhecimento. Como diriam os filósofos: “faça o certo que tudo dará certo”. Este é uma forma de devolver ao Programa de Eduação Tutorial de Ciência da Computação (PET.Com) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB) o que eu aprendi realizando as tarefas e eventos que tive oportunidade enquanto petiano e contém algumas dicas de como proceder em tal situação, maneiras simples de como agir evitando o fracosso total e absoluto e, quem sabe, atingindo o sucesso esperado.

O primeiro ponto a ser discutido é o gasto no evento. Há desde a água do palestrante, coffee-break até os banners para divulgação, entre outros gastos que, dependendo do tamanho seu evento, essa lista pode aumentar significativamente. Faça sempre uma estimativa acima, pois algo pode dá errado.

Outros pontos foram citados acima, vamos falar de um que é extremamente importante: a divulgação. Quanto tempo de antecedência é o ideal para começar a divulgar? Não sei! Mas vou levantar a seguinte questão: você acha que um evento terá mais público se começar a divulgação com 1 semana antes ou com 6 meses antes? Não sei para você, mas para mim em ambos os casos só haverá moscas e seus amigos presente. Se a divulgação for muito em cima, não dará tempo de ninguém ver, se for muito antes, todo mundo vai esquecer! Sempre tento fazer a divulgação 1 mês de antecedência e considero o ideal.

E o contato com os palestrantes? É muito difícil juntar palestrantes em um mesmo dia e horário, por isso comece a sondar dias bons para seus palestrantes bem antes da data prevista para o evento, faça isso com uma antecedência de aproximadamente 2 meses. Com essas informações você vai poder definir qual dia da semana é melhor e encaixar os palestrantes no melhor horário para ele. É importante falar muito bem com eles, mostrar responsabilidade. Lembre-se que você é um desconhecido tentando tomar o tempo de alguém que não tem tempo a perder. É interessante falar em nome de alguém, seja uma empresa ou um professor que você esteja representando. Marque um encontro com seu palestrante e explique a ele o que é o evento, o objetivo e o que você espera desse apresentador: diga a ele qual o foco a ser seguido. Esteja bem vestido nesse encontro.

Há a possibilidade do palestrante faltar? Esse é um grande problema! Normalmente essas pessoas são muito ocupadas e isso pode sim acontecer. Para evitar transtornos, confirme a presença do palestrante com uma semana de antecedência, isso vai ajudar a lembrá-lo. Confirme novamente com dois dias de antecedência e, no dia do evento, ligue para todos os palestrantes com uma hora de antecedência e relembre-o da hora marcada. Isso pode parecer chato, mas pior será uma falta ou um atraso.

É muito chato para alguém que está fazendo a boa vontade de ir palestrar no seu evento e não ser bem apresentado ao público, por isso decore o currículo de todos as pessoas que irão fazer alguma apresentação e apresente-os para a platéia.

Uma atitude bem simples mas que muitos esquecem é a água dos apresentadores. Antes de começar qualquier palestra, troque os copos, deixe um deles cheio e uma garrafa de água. Garanto a você, falando lá na frente por muito tempo a garganta fica seca.

Após cada apresentação agradeça a presença de todos e, principalmente, a do palestrante. Mostre a todos e a ele que você gostou da apresentação e que está satisfeito com a palestra dele. Algo bem simples mas que estreitará seus laços com os apresentadores é enviar e-mail individual para eles após o evento expondo os melhores pontos de suas apresentações e agradecendo a presença. Se imagine sempre no lugar dele, você iria gostar de ser elogiado na frente da platéia e receber um email falando pontos legais de sua palestra e agradecendo novamente por tudo? Sim. Então pronto, envie criatura de Deus!

Esteja presente em todo o tempo no evento. Se for preciso sair para resolver qualquer que seja o pepino, volte rapidamente. Preste atenção nas palestras e tente pensar em ao menos duas perguntas para cada palestra. É muito chato um palestrante perguntar se alguém tem dúvidas e obter silêncio. Se isso acontecer, faça uso dessas perguntas.

Estamos focando no palestrante, mas e o local? Imagina se no dia que terá o seu evento o local está sendo utilizado por outra pessoa, e ai? Faça um documento solicitando o local e esteja com ele no dia do evento. Você estará no seu direito e poderá garantir que o local é seu naquele momento. Faça uso de seu direito!

Por fim, mas não menos importante, exponha como foi o evento. Tire muitas fotos, tire fotos dos palestrantes, com os palestrantes e publique na internet. Faça comentários, coloque os slides e todas as informações necessárias para atrair o olhar de todos que foram e os que não foram, só assim seu próximo evento continuará um sucesso.

Você não sabe falar em público? Fica nervoso, mãos frias, com a bochecha rosada? Há um artigo de um grande escrito brasileiro (ele tem 1,88 m) que tem dias de como se portar nessas situações: http://www.elenilsonvieira.com/como-falar-em-publico

Essas dicas são uma maneira de devolver ao PET.Com o conhecimento adquirido ao longo desses exatos dois anos no grupo. Lembre-se: realizar um evento dá muito trabalho e o que você não imaginar que pode da errado, dará errado. Esteja preparado para isso. Com pequenos atos é possível ter um evento seguro e sem maiores problemas.

Fonte: http://www.petccufpb.com.br/artigo/como-realizar-um-evento