Realizar qualquer tipo evento não é uma tarefa fácil, muito pelo contrário, é bem difícil e exige muita responsabilidade e empenho de quem deseja sucesso, ou melhor, um não fracasso. Quem já se deparou com essa situação deve ter perguntado a si mesmo: em que buraco eu fui me enfiar? Mas como nem tudo é dor, nem tudo é ruim, também há seus momentos de glória, de reconhecimento. Como diriam os filósofos: “faça o certo que tudo dará certo”. Este é uma forma de devolver ao Programa de Eduação Tutorial de Ciência da Computação (PET.Com) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB) o que eu aprendi realizando as tarefas e eventos que tive oportunidade enquanto petiano e contém algumas dicas de como proceder em tal situação, maneiras simples de como agir evitando o fracosso total e absoluto e, quem sabe, atingindo o sucesso esperado.

O primeiro ponto a ser discutido é o gasto no evento. Há desde a água do palestrante, coffee-break até os banners para divulgação, entre outros gastos que, dependendo do tamanho seu evento, essa lista pode aumentar significativamente. Faça sempre uma estimativa acima, pois algo pode dá errado.

Outros pontos foram citados acima, vamos falar de um que é extremamente importante: a divulgação. Quanto tempo de antecedência é o ideal para começar a divulgar? Não sei! Mas vou levantar a seguinte questão: você acha que um evento terá mais público se começar a divulgação com 1 semana antes ou com 6 meses antes? Não sei para você, mas para mim em ambos os casos só haverá moscas e seus amigos presente. Se a divulgação for muito em cima, não dará tempo de ninguém ver, se for muito antes, todo mundo vai esquecer! Sempre tento fazer a divulgação 1 mês de antecedência e considero o ideal.

E o contato com os palestrantes? É muito difícil juntar palestrantes em um mesmo dia e horário, por isso comece a sondar dias bons para seus palestrantes bem antes da data prevista para o evento, faça isso com uma antecedência de aproximadamente 2 meses. Com essas informações você vai poder definir qual dia da semana é melhor e encaixar os palestrantes no melhor horário para ele. É importante falar muito bem com eles, mostrar responsabilidade. Lembre-se que você é um desconhecido tentando tomar o tempo de alguém que não tem tempo a perder. É interessante falar em nome de alguém, seja uma empresa ou um professor que você esteja representando. Marque um encontro com seu palestrante e explique a ele o que é o evento, o objetivo e o que você espera desse apresentador: diga a ele qual o foco a ser seguido. Esteja bem vestido nesse encontro.

Há a possibilidade do palestrante faltar? Esse é um grande problema! Normalmente essas pessoas são muito ocupadas e isso pode sim acontecer. Para evitar transtornos, confirme a presença do palestrante com uma semana de antecedência, isso vai ajudar a lembrá-lo. Confirme novamente com dois dias de antecedência e, no dia do evento, ligue para todos os palestrantes com uma hora de antecedência e relembre-o da hora marcada. Isso pode parecer chato, mas pior será uma falta ou um atraso.

É muito chato para alguém que está fazendo a boa vontade de ir palestrar no seu evento e não ser bem apresentado ao público, por isso decore o currículo de todos as pessoas que irão fazer alguma apresentação e apresente-os para a platéia.

Uma atitude bem simples mas que muitos esquecem é a água dos apresentadores. Antes de começar qualquier palestra, troque os copos, deixe um deles cheio e uma garrafa de água. Garanto a você, falando lá na frente por muito tempo a garganta fica seca.

Após cada apresentação agradeça a presença de todos e, principalmente, a do palestrante. Mostre a todos e a ele que você gostou da apresentação e que está satisfeito com a palestra dele. Algo bem simples mas que estreitará seus laços com os apresentadores é enviar e-mail individual para eles após o evento expondo os melhores pontos de suas apresentações e agradecendo a presença. Se imagine sempre no lugar dele, você iria gostar de ser elogiado na frente da platéia e receber um email falando pontos legais de sua palestra e agradecendo novamente por tudo? Sim. Então pronto, envie criatura de Deus!

Esteja presente em todo o tempo no evento. Se for preciso sair para resolver qualquer que seja o pepino, volte rapidamente. Preste atenção nas palestras e tente pensar em ao menos duas perguntas para cada palestra. É muito chato um palestrante perguntar se alguém tem dúvidas e obter silêncio. Se isso acontecer, faça uso dessas perguntas.

Estamos focando no palestrante, mas e o local? Imagina se no dia que terá o seu evento o local está sendo utilizado por outra pessoa, e ai? Faça um documento solicitando o local e esteja com ele no dia do evento. Você estará no seu direito e poderá garantir que o local é seu naquele momento. Faça uso de seu direito!

Por fim, mas não menos importante, exponha como foi o evento. Tire muitas fotos, tire fotos dos palestrantes, com os palestrantes e publique na internet. Faça comentários, coloque os slides e todas as informações necessárias para atrair o olhar de todos que foram e os que não foram, só assim seu próximo evento continuará um sucesso.

Você não sabe falar em público? Fica nervoso, mãos frias, com a bochecha rosada? Há um artigo de um grande escrito brasileiro (ele tem 1,88 m) que tem dias de como se portar nessas situações: http://www.elenilsonvieira.com/como-falar-em-publico

Essas dicas são uma maneira de devolver ao PET.Com o conhecimento adquirido ao longo desses exatos dois anos no grupo. Lembre-se: realizar um evento dá muito trabalho e o que você não imaginar que pode da errado, dará errado. Esteja preparado para isso. Com pequenos atos é possível ter um evento seguro e sem maiores problemas.

Fonte: http://www.petccufpb.com.br/artigo/como-realizar-um-evento

Um dos maiores temores das pessoas é falar para uma platéia e pior se for de estranhos. A mão fica fria, trêmula. Vem logo a gagueira, o branco na memória. Falando em branco, quem tem pele clara sofre mais, acaba ficando vermelho. Eu conheço bem esses sintomas, ainda sofro com eles.

Tenho procurado aprender a falar melhor, seja lendo um pouco aqui, vendo alguém falando ali, mas nunca tinha sido testado a ponto de saber como eu estou. Recentemente eu consegui um estágio onde uma parte do meu trabalho é fazer apresentações em público. Dessa forma, passei de uma platéia de dez ou quinze pessoas, em uma aula de monitoria para cinquenta ou sessenta, em uma instituição com pessoas que podem um dia ser meus patrões. Então você pode me perguntar: e então, Elenilson, como devemos fazer? E eu respondo: sei lá, estou aprendendo ainda!

Conheci algumas pessoas e, dentre elas, Bruno Souza, Gerente Mundial de Open Source da Sun, mais conhecido como JavaMan. O cara fala muito bem em público. Na verdade, ele não para de falar. Em uma reunião, nos deixaram com ele por um tempinho, mas atrasaram e ele ficou conosco por pouco mais de uma hora. Ele não parou de falar um minuto sequer e foi a primeira e única vez que eu escutei uma pessoa falando por tanto tempo sem me cansar. Era impressionante como ele falava bem. Bruno deu dicas de como nos tornar o “show man”.

Primeiro devemos conhecer a Pirâmide do Aprendizado:

Se, em uma apresentação, você fizer seu público ler seus slides, eles recordarão 10%, se você falar, eles recordarão 20%. Se você fizer demonstrações, que é o que normalmente achamos que os fará lembrar, eles recordarão apenas 30%. É de assustar como é difícil fazer alguém lembrar do que você quer que ele lembre. Um dos pontos mais importantes dessa pirâmide é o último: você só aprende mesmo quando tem que ensinar a alguém. Pensando nisso, nós temos que nos desdobrar para conseguir fazer todo mundo lembrar do que queremos, ou, ao menos, das partes cruciais.

Procure ser o centro das atenções, você é o apresentador e sua platéia deve olhar para você e você para a sua platéia. Não dê atenção a quem entra ou sai pela porta, se você olhar, praticamente todo mundo vai olhar e seu público tem que olhar, não é isso que você quer. Nada de ficar lendo seus slides ou concentrar sua apresentação nele, concentre em você. Você já parou para pensar nisso? Você, assistindo uma apresentação, olha para quem? Há algum tempo eu venho observando isso e notei que, quando a apresentação é boa, todo mundo olha pro apresentador, quando é chata, todo mundo olha para os slides.

Falando em slides, então como eles devem ser? Lembra da pirâmide do aprendizado? Em uma apresentação, o ponto máximo de aprendizado é com demonstrações, ou seja, não deveria ter slides, apenas demonstrações. Eu sei que é bem difícil não ter slides, precisamos ter um guia, por isso todos nós o utilizamos. Dessa maneira, o ideal seria ter apenas figuras e o mínimo possível de textos. Particularmente eu não sigo isso, é algo que eu “erro” de propósito por um simples motivo: essa sua apresentação é apenas para aquele público e ninguém mais. Como assim? Imagine que eu faça uma apresentação “supinpa”, todo mundo saia falando dela, que conta para todo mundo e que sai espalhando a notícia mas que nos meus slides tenha apenas figuras. Imagine, então, seu amigo que ficou sabendo da palestra por você e vai pegar os slides. Ele vai entender o que? E você, que entendeu 30%, daqui a uma semana vai conseguir lembrar o que? Imagine eu sendo seu professor e ministrei uma aula perfeita, você aprendeu “tudo” e semana que vem tem prova. Fica complicado estudar por slides com apenas figuras não é? Ai você diz: Então você diz: ah, mas eu anotei tudo ali no meu caderno, está ótimo. Os melhores professores que tive eram aqueles que me entregavam tudo “mastigado” e eu precisava fazer apenas pequenas anotações. Eu sigo o modelo deles. Meus slides normalmente são enormes, 60 ou 70 slides para falar em 20 ou 30 minutos. Eles contém quase tudo que eu falo em uma apresentação. E dá tempo? Dá sim, pois não vou lê-los. O slides são apenas para me guiar. E também, para que meu público ou aquele seu amigo que ficou sabendo da palestra, possa pegá-los e saber quase tudo o que eu falei. Mas essa é uma metodologia minha, todos devemos procurar a nossa.

Ainda sobre slides, mas com um foco diferente, você tem domínio sobre eles? Tem domínio sobre seu assunto? Se você tinha quinze minutos para falar mas de última hora diminuiu para cinco, você consegue dizer 30% do que havia planejado? Tem certeza? Um bom exercício é colocar uma câmera e o tempo marcando os cinco minutos. Veja como você se sai. Saiba fazer apresentações assim, pois mostra que você tem domínio sobre o conteúdo. Tente um outro exercício: coloque uma câmera com os quinze minutos e seus slides passando automaticamente. Fique de costas para ele e tente falar exatamente o que aparece. Você pode dizer: mas alguns demoram mais que outros. Então, se um slide levará tempo 2x, aperta no voltar quando passar tempo x sem olhar para a tela, será que você consegue?

Procure ser divertido, faça as pessoas curtirem o momento. Brincar com você mesmo é sempre bom. Pegue uma piada e diga que aconteceu com você. Mas tome muito cuidado para não se tornar chato e mais ainda para não fazer uma piada com alguém que não queira.

Seja limpo e vista-se bem, muito bem! Esteja sempre um nível acima de seu público. Não faça apresentações de sandália ou bermuda, desarrumado ou com o cabelo assanhado. Você vai parecer um doido! E seu hálito, está bom? Algumas pessoas vão lhe cumprimentar, não passe uma má impressão. Quer saber como é seu hálito, passe a parte lá de trás de sua língua no seu pulso, espere secar e cheire. Esse é o cheiro que as pessoas sentem quando falam com você. Não gostou do cheiro? Seu público também não gostará.

E os caras que sempre fazem piadinha na hora de sua apresentação? NÃO os alimente! Isso mesmo, não dê atenção a quem não a merece. Se você se estressar com um cara assim, ele estará conseguindo o que quer. Você é o centro da apresentação e não ele, use disso para que seu próprio público mande ele calar a boca.

Cheguei em uma apresentação e tinha apenas três pessoas, o que eu faço? Coloque seu público acima de tudo. Eles vieram lhe prestigiar e você tem que os agradecer por isso. Faça uma apresentação para três pessoas como se tivesse fazendo para mil. Tenha certeza que um dia você será recompensado por atos assim.

Prepare apresentações para seu público. Descubra quem são, o que fazem e qual o nível de conhecimento. Você não pode fazer uma apresentação falando de programação concorrente para duzentas pessoas, onde apenas seis sabem o que é um computador. Claro, esse foi um exemplo bem exagerado. Mas vale ressaltar esse ponto, pois sua apresentação, inevitavelmente, se tornará chata, seja lá o que você faça. A última vez que falei: “mudando a metodologia de ensino …” foi bem engraçado. Que foi, não entendeu? Pois é, apenas alguns de vocês devem relembrar o ocorrido e como sorriram. Estou falando isso para o público errado e é essa a mensagem que eu quero falar: fale para seu público!

Imagine-se em uma aula, seus alunos já tem uma imagem negativa de você: professor chato, estão lá com sono, querendo fazer outras coisas. Você já começa uma apresentação no negativo e tem que suportar tudo isso, passar pro zero para depois sair ganhando pontos com seu público. Olha quanto você tem que se esforçar. Para isso, chegue cedo, inspecione tudo, você é o responsável por sua apresentação e você será o culpado se algo der errado. Então não chame atenção para seus erros. Não diga: eu estou nervoso ou fique pedindo desculpas constantemente por algo. Chegou atrasado, peça desculpas e siga, no fim eles nem lembrarão disso. Me lembro bem do exemplo que Bruno deu: antes de sua apresentação na reunião, quem apresentou foi um gaúcho e suas primeiras palavras foram dizendo que ele era chato e quem fizesse piada de gaúcho levaria um fora. O resultado foi que todo mundo passou a apresentação inteira pensando em piada de gaúcho e com vontade de falar.

E o nervosismo? Isso é normal, um dia você se acostuma e isso passa. Tenha domínio sobre tudo pois, mesmo com o nervosismo, você conseguirá falar. Uma dica é decorar os cinco primeiros minutos de apresentação, decore mesmo, depois disso o nervosismo passou e a palestra flui naturalmente.

Para finalizar ele – Bruno – falou: “A hora de errar é agora. Errem tudo que você puderem e aprendam com seus erros!”.

Tenho certeza que, atualmente, eu não consigo ser muito do que ele pediu para sermos, mas eu estou buscando isso. Como disse Bruno, é a hora de aprender, é a hora de errar. Meus erros agora são corrigidos, no futuro eles não serão nem perdoados!

Fonte: http://www.petccufpb.com.br/artigo/falar-em-publico